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Wie Sie Ihre Versandabwicklung optimieren

Versandabwicklung optimieren, Kosten sparen und die Kundenzufriedenheit erhöhen – was es dafür braucht

4 Min. Lesezeit  ·   05. Juli 2023
Christian Schneider, Head of Transport Management

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Indem Unternehmen ihre Versandabwicklung optimieren, steigern sie ihre Effizienz, senken sie ihre Kosten und erhöhen ihre Kunden­zufrie­denheit. Entdecken Sie, wie ein moderner Versandprozess Ihre Logistik verbessert und maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens beiträgt.

 

Das Wichtigste im Schnellüberblick:

  • Die Versandabwicklung ist ein großer und zentraler Teil der „Logistik als Erfolgsfaktor“
  • Der Schlüssel zur Optimierung liegt darin, manuelle Prozesse so weit es geht zu reduzieren und software­basierte Abläufe zu implemen­tieren
  • Zusätzlich gibt es weitere Optimierungs­möglich­keiten wie eine ausgelagerte Rechnungsprüfung
  • LP2 von Städtler Logistik bietet verladenden Unternehmen alle Funktionen eines voll ausgereiften TMS (Transportmanagementsystem)

Jeden Tag gibt es allein in Deutschland rund 14 Millionen Sendungen an 9 Millionen Empfänger im KEP-Bereich (Quelle: KEP-Studie 2023, Bundesverband Paket und Expresslogistik e. V. BIEK). Der Löwenanteil entfällt auf B2C-Sendungen, aber auch im B2B-Bereich explodieren die Zahlen.

Angesichts dieser Zahlen ist eine fehlerfreie und durchdachte Versandorganisation nicht nur wünschenswert, sondern unerlässlich für jedes Handelsunternehmen. Sie ist der Grundpfeiler für Kundenzufriedenheit und operative Effizienz.


Was genau meint man mit Versandabwicklung?

Der Begriff Versandabwicklung umfasst alle Schritte von der Fertigstellung einer Bestellung bis zur Lieferung beim Kunden. Wenn Sie diesen Prozess verbessern möchten, sollten Sie vor allem auf klare und nachvoll­ziehbare Abläufe setzen.

Je struktu­rierter und organisierter Ihr Versandprozess, desto geringer sind der Verwaltungs­aufwand und das Risiko von Fehlern. Um dies zu erreichen, sollten Sie software­gestützte Transport­lösungen manuellen Verfahren klar vorziehen. Durch den Einsatz moderner Logistiksoftware verbessern Sie die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und sorgen für effiziente, störungsfreie Abläufe.


Warum ist es wichtig, die Versandabwicklung zu optimieren?

In unserer schnell­lebigen globalen Wirtschaft braucht Ihr Unternehmen flexible, agile und praktikable Lösungen. Durch die Optimierung Ihrer Versandabwicklung können Sie entschei­dende Vorteile gegenüber Ihren Mitbewerbern erzielen und Ihre Produkte zu wettbewerbs­fähigen Preisen anbieten. Die Top-3 Gründe für eine Optimierung der Versandabwicklung sind:

  1. Kundenzufriedenheit

Eine optimale Versandabwicklung führt direkt zu zufrie­deneren Kunden. Zuverlässige und transparente Versandprozesse stärken die Kundenbindung und erhöhen die Chance, dass Sie weiter­empfohlen werden.

  1. Kosteneinsparung

Fehler in der Frachtabrechnung können Sie durch eine optimierte Versandabwicklung vermeiden und die Auslastung Ihrer Fracht­kapazitäten effizienter gestalten. Nutzen Sie detaillierte Statistiken, Benchmarks und klar aufbe­reitete Daten, um einen besseren Überblick über die Ausgaben zu behalten und eine ständige Kosten­einsparung zu gewähr­leisten, von der alle profitieren.

  1. Wettbewerbsfähigkeit

Machen Sie Ihr Unternehmen robuster und krisen­sicherer, indem Sie mit IT-basierten Lösungen agile Reaktions­möglichkeiten auf Markt­schwankungen schaffen. Bei Lieferengpässen oder anderen branchen­spezifischen Anforderungen können Sie schneller auf Veränderungen reagieren und größere Rückschläge oder Chaos verhindern.


Wie Sie Ihre Versandabwicklung verbessern können

Ein Transportmanage­ment­system (TMS) ist äußerst empfehlenswert für eine flüssige, effiziente Versandabwicklung. Lassen Sie die Software die Kalkulation und Verwaltung der Frachtkosten übernehmen und automatisieren Sie Prozesse wie Frachtkosten­rück­ver­tei­lungen. Mit einem modernen Transport­management­system minimieren Sie den Verwaltungs­aufwand und schaffen mehr Raum für andere Aufgaben, die manuell Handgriffe erfordern.

Eine automatisierte bzw. ausgelagerte Rechnungsprüfung mithilfe einer ausgeklü­gelten Software erkennt Unstimmig­keiten schneller und zuver­lässiger als eine manuelle Prüfung. Zudem können Sie auf Basis von Datenbanken die kosten­effizien­testen Dienstleister für jeden Auftrag ermitteln. Insgesamt wird der Zugriff auf relevante Daten vereinfacht, was die Kosten­kalku­lation für Transportaufträge erleichtert und letztlich zu Kosten­einsparungen führt.


Automatisieren Sie Versandprozesse, um Zeit und Kosten zu sparen

Die Optimierung der Versandabwicklung ist ein entschei­dender Faktor, wenn Sie Zeit und Kosten in Ihrer Logistik reduzieren möchten. Zeit ist Geld und je weniger Zeit die einzelnen Schritte der Versandabwicklung benötigen, desto mehr können Sie einsparen.

Sie könnten zunächst die Automatisierung Ihrer Lagerhaltung in Betracht ziehen. Nutzen Sie aktuelle Technologien wie automatisierte Sortiersysteme und Robotik, um die Liefer­geschwin­digkeit zu erhöhen und Fehlerraten und Lagerkosten zu reduzieren.

Vermeiden Sie so weit wie möglich eine analoge Dokumentation. Die Digitali­sierung von Versand­dokumenten ist ein entscheidender Schritt, wenn Sie Ihre Versandabwicklung optimieren möchten. Nutzen Sie digitale Tools zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Versand­dokumenten. Leiten Sie alle relevanten Informationen über automati­sierte Schnittstellen weiter, um den logistischen Verwaltungs­aufwand zu minimieren.

Zudem profitieren Sie von erhöhter Rückverfolg­barkeit und Transparenz im gesamten Versandprozess. Sie können notwendige Informationen jederzeit ohne aufwendige Kommuni­kations­ketten abrufen und Ihren Kunden bei Bedarf problemlos Auskunft über den Lieferstatus geben.

 

Versandmanagement als wichtiger Wettbe­werbs­faktor

Die Versandabwicklung ist ein kritischer Faktor für Effizienz, Kosten­einsparung und Kundenzu­friedenheit. Durch den Einsatz moderner, bewährter Software­lösungen können Sie den Datenfluss in der Logistik beschleunigen und von zahlreichen Vorteilen profitieren. Dazu zählen eine ver­besser­te Kommunikation, Flexibilität bei unerwarteten Veränderungen und eine signifikante Kostenreduktion.

Indem Sie Ihre Versandabwicklung optimieren und automatisieren, erhöht sich nicht nur die Effizienz und Produk­tivität Ihres Unternehmens, sondern Sie stärken auch Ihre allgemeine Wettbewerbs­fähigkeit und Kunden­zufrie­denheit.

 

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