Transportmanagementsystem
Was ist ein Transportmanagementsystem (TMS)?
10 Min. Lesezeit
August 5, 2024
Christian Schneider, Head of Transport Management
Arbeiten ohne ein Transportmanagementsystem? In der modernen Logistik kaum denkbar. Erfahren Sie hier, was ein Transportmanagementsystem (TMS) ist, welche Vorteile es bietet und welche Funktionen es haben sollte.
Inhalt
- Definition: Was ist ein Transportmanagementsystem (TMS)?
- Vorteile eines TMS
- Die Schlüsselfunktionen eines Transportmanagementsystems
- Wie funktioniert ein Transportmanagementsystem?
- Wer verwendet ein TMS?
- Die Transportmanagementsysteme der Zukunft
- Häufig gestellte Fragen zu Transportmanagementsystemen (FAQ)
Definition: Was ist ein Transportmanagementsystem (TMS)?
Ein Transportmanagementsystem (TMS) ist eine spezialisierte Softwarelösung, mit der Unternehmen ihre Transportprozesse planen, steuern und optimieren. Es dient als zentrale Plattform zur Steuerung des gesamten Transportnetzwerkes, von der Auftragsannahme über den Versand und die Tourenplanung bis hin zur Sendungsverfolgung und Abrechnung. Ein TMS trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, indem es mehr Transparenz und Kontrolle über den gesamten Transportprozess bietet.In der modernen Logistik ist ein Transportmanagement nicht mehr wegzudenken. Es hilft, die zunehmende Komplexität im Supply Chain Management zu bewältigen, Dienstleister zu steuern und Lieferketten transparenter zu machen. Dafür ist vor allem auch eine gute Vernetzung mit anderen Systemen (ERP, Telematik, Webportale etc.) nötig.
Ein gut ausgestattetes Transportmanagementsystem ist der zentrale Control Tower für die Lieferkette. Mit ihm lassen sich die einzelnen Inseln verbinden, von den Lieferanten über das Lager bis zu den Transportdienstleistern.
Christian Schneider · Head of Transport Management, Städtler Logistik
Vorteile eines TMS
Ein modernes Transportmanagementsystem (TMS) bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Transport- und Logistikprozesse zu optimieren. Die wichtigsten Vorteile im Einzelnen:
Kostensenkung
Ein TMS hilft Unternehmen, Transportkosten zu senken, indem es die Tourenplanung optimiert, die Auslastung der Transportmittel verbessert und die besten Frachtraten aushandelt. Durch die Automatisierung manueller Prozesse reduziert es außerdem Verwaltungskosten.
Höhere Effizienz
Automatisierung und Digitalisierung von Transportprozessen ermöglichen eine schnellere und effizientere Abwicklung von Transportaufträgen. Ein Transportmanagementsystem erhöht die Produktivität und senkt den Zeitaufwand für administrative Aufgaben.
Transparenz
Ein TMS bietet Transparenz über den gesamten Transportprozess. Ein gut ausgestattetes Transportmanagementsystem ist der zentrale Control Tower für die Lieferkette. Mit ihm lassen sich Silos aufbrechen und die einzelnen Inseln verbinden, von den Lieferanten über das Lager bis zu den Transportdienstleistern.
Bessere Entscheidungen
Durch die umfassende Datenerfassung und -analyse liefert ein TMS wertvolle Informationen, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Unternehmen können Trends und Muster erkennen, Schwachstellen identifizieren und ihre Transportstrategien kontinuierlich verbessern.
Verbesserter Kundenservice
Ein Transportmanagementsystem trägt zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit bei, indem es pünktliche und zuverlässige Lieferungen gewährleistet. Auch kundenzentrierte Features wie Online-Sendungsverfolgung und elektronischer Lieferschein werden bei Transportmanagementsystemen immer wichtiger.
Compliance und Risikomanagement
Ein TMS unterstützt Unternehmen nicht zuletzt bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Standards. Dies reicht von der Erstellung notwendiger Transportdokumente wie Lieferscheine, Zolldokumente und Frachtbriefe bis zur Dokumentation von Zertifizierungen. Darüber hinaus trägt es zur Risikominimierung bei, indem es potenzielle Probleme frühzeitig erkennt und Maßnahmen zu deren Behebung einleitet.
Skalierbarkeit und Anpassbarkeit
Ein geeignetes TMS bietet einerseits einen breiten Standard, um bereits viele Aufgaben abzudecken. Andererseits kann es an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Anwenderunternehmens angepasst werden. Es lässt sich leicht in bestehende Systeme integrieren und ist skalierbar, kann also mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen.
Nachhaltigkeit
Durch die Optimierung von Touren und die Verbesserung der Auslastung von Transportmitteln hilft ein TMS dabei, CO2-Emissionen und Kraftstoffverbrauch zu reduzieren. Es kann etwa auch intermodale Transportlösungen – Integration und Optimierung verschiedener Transportmittel wie Schiene, Wasserweg, Straße – unterstützen, um umweltfreundlichere Alternativen nutzbar zu machen. So trägt ein TMS zu den Nachhaltigkeitszielen von Unternehmen bei.
Die Schlüsselfunktionen eines Transportmanagementsystems
Planung, Entscheidungsfindung und OptimierungDie Planung und Optimierung von eigenen Transporten ist eine der zentralen Funktionen eines Transportmanagementsystems. Dabei berücksichtigt es verschiedene Parameter wie Liefertermine, Fahrzeugkapazitäten, Verkehrsbedingungen und Kundenanforderungen. Auch dient ein TMS häufig der Planung und Optimierung von Fremdtransporten durch Dienstleister.
Versandabwicklung und Transportausführung
Die Versandabwicklung und Transportdurchführung umfasst alle Aktivitäten, die mit der physischen Bewegung von Gütern verbunden sind. Ein TMS unterstützt bei der Verwaltung der Frachtdokumente, der Auswahl und Beauftragung von Spediteuren sowie der Überwachung des Transportfortschritts. Es stellt sicher, dass alle Informationen rechtzeitig und korrekt zur Verfügung stehen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Tourenplanung und Transportüberwachung
Ein Transportmanagementsystem sollte vor allem auch Funktionen für die Tourenplanung bereithalten oder entsprechende Systeme integrieren können. Den Disponenten fällt eine zentrale Rolle zu für die Effizienz und Nachhaltigkeit der Transporte. Eine genaue und schnelle Planung der Touren ist ebenso wichtig wie eine laufende Überwachung der Transporte, um Engpässe zu vermeiden und pünktliche Lieferungen gewährleisten zu können.
Dienstleistermanagement und Lieferantenintegration
Die Anbindung der Dienstleister und Lieferanten an das TMS vereinfacht das Zusammenspiel der Transportbeteiligten. Hierfür setzen Transportmanagementsysteme auf Schnittstellen oder eigene Addons wie eine Online-Auftragserfassung und eine webbasierte Auftragsvergabe (Frachtenbörse). Auch die Kapazitätsauslastung der Rampen und Tore lässt sich mithilfe des TMS besser ausbalancieren (Rampensteuerung).
Frachtkostenmanagement
Ein effizientes Frachtkostenmanagement ist entscheidend für die Kostenkontrolle und Rentabilität im Transportwesen. Ein TMS bietet Tools zur Berechnung und Überwachung von Frachtkosten, zur Verwaltung von Frachtraten und zur Optimierung von Frachtverträgen. Dadurch können Unternehmen die besten Preise erzielen, unnötige Kosten vermeiden und ihre Transportbudgets besser planen.
Rechnungsprüfung und Gutschriftverfahren
Ein Transportmanagementsystem sollte eine systematische Rechnungsprüfung erlauben, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und Fehler in der Abrechnung zu minimieren. Wichtige Funktionen sind hier zum Beispiel ein Invoice-Matching und das Gutschriftverfahren.
Statistiken und Analysen
Messung und Analyse der Transportleistung sind für eine kontinuierliche Verbesserung unerlässlich. Das Transportmanagementsystem liefert die Datengrundlage für Statistik- und Controlling-Tools zur Analyse und Optimierung von Transportkosten und logistischen Leistungen. So lassen sich Schwachstellen identifizieren, Optimierungspotenziale entdecken und fundierte Entscheidungen treffen.
Ein leistungsstarkes TMS schafft die Transparenz, die für die effiziente Steuerung und Überwachung der Lieferkette unerlässlich ist.
Christian Schneider · Head of Transport Management, Städtler Logistik
Wie funktioniert ein Transportmanagementsystem?
Ein Transportmanagementsystem ist eine komplexe Softwarelösung, die eine Vielzahl von Funktionen integriert, um den gesamten Transportprozess zu verwalten und zu optimieren. Die Funktionsweise eines TMS lässt sich in mehrere Schritte unterteilen:Auftragserfassung und Integration
Ein TMS beginnt mit der Erfassung von Transportaufträgen. Die Quellen der Aufträge können unterschiedlich sein, zum Beispiel ERP-Systeme, WMS (Warehouse Management Systems) oder direkte Eingaben durch die Nutzer. Die Integration mit diesen Systemen gewährleistet einen nahtlosen Datenfluss und reduziert manuelle Eingaben und Fehler.
Tourenplanung und Optimierung
Sobald die Aufträge im System erfasst sind, erfolgt die Tourenplanung. Das TMS verwendet fortschrittliche Algorithmen, um die effizientesten Touren unter Berücksichtigung verschiedener Parameter wie Liefertermine, Fahrzeugkapazitäten, Verkehrsbedingungen und Kundenanforderungen zu berechnen. Diese Optimierung hilft, die Transportkosten zu senken und die Lieferzeiten zu verkürzen.
Frachtvergabe und Carrier Management
Nach der Tourenplanung bzw. parallel erfolgt die Vergabe der Fracht an geeignete Spediteure oder Carrier. Ein TMS ermöglicht es, die besten Anbieter basierend auf Kosten, Leistung und Verfügbarkeit auszuwählen. Es verwaltet auch die Kommunikation mit den Carriern, einschließlich der Übermittlung von Transportaufträgen und der Empfangsbestätigungen.
Transportausführung und -überwachung
Während der Transportausführung verfolgt das TMS den Status jeder Sendung. Es überwacht die Einhaltung der geplanten Touren und Zeitpläne und bietet häufig Echtzeit-Updates über den Standort der Fahrzeuge. Moderne Lösungen für die Tourensteuerung ermöglichen einen permanenten Forecast der ETA (Estimated Time of Arrival), um bei sich abzeichnenden Störungen und Verzögerungen frühzeitig reagieren zu können.
Frachtkostenmanagement und Abrechnung
Ein TMS hilft auch beim Management der Frachtkosten. Es berechnet die Kosten für jede Sendung basierend auf den vereinbarten Tarifen und Vertragsbedingungen und ermöglicht die genaue Abrechnung der Transportdienstleistungen. Das System unterstützt die automatische Erstellung von Rechnungen und die Verwaltung von Zahlungen.
Berichterstattung und Analyse
Ein weiteres wichtiges Merkmal eines TMS ist die Fähigkeit zur umfassenden Berichterstattung und Analyse. Das System sammelt und speichert Daten zu allen Transportaktivitäten und stellt diese in Form von Berichten und Dashboards zur Verfügung. Unternehmen können diese Daten nutzen, um die Leistung zu überwachen, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung ihrer Transportstrategien zu treffen.
Fazit: Spezialisierte Systeme schaffen Vorteile
Durch die Integration dieser verschiedenen Funktionen bietet ein TMS eine ganzheitliche Lösung zur Verwaltung und Optimierung des gesamten Transportprozesses. Der große Vorteil gegenüber einer Transportsteuerung über andere Systeme – beispielsweise aus dem ERP heraus – liegt in der Spezialisierung.
Ein Transportmanagementsystem holt mehr aus den einzelnen Teilschritten in der Lieferkette heraus und sorgt zudem für ein ganzheitliches Transportmanagement, das Kosten senkt, die Transparenz für alle Beteiligten erhöht und die Kundenzufriedenheit steigert.
Wer verwendet ein TMS?
Transportmanagementsysteme sind bei einer Vielzahl von Unternehmen und Organisationen im Einsatz. Die Hauptanwender von TMS sind:Hersteller und Produzenten
Hersteller und Produzenten nutzen ein TMS, um den Transport von Rohstoffen zu ihren Produktionsstätten sowie den Versand fertiger Produkte zu Kunden oder Lagerhäusern zu verwalten. Ein TMS hilft ihnen, die Lieferketten effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und die pünktliche Lieferung von Waren sicherzustellen.
Einzelhändler setzen ein TMS ein, um die Verteilung von Produkten von Distributionszentren zu ihren Geschäften oder direkt zu den Endkunden zu koordinieren. Dies ist besonders wichtig für E-Commerce-Unternehmen, die eine schnelle und zuverlässige Lieferung als Teil ihres Kundenservice anbieten müssen. Ein TMS unterstützt Einzelhändler dabei, Lagerbestände zu optimieren und Transportkosten zu minimieren.
Logistikdienstleister und Spediteure
Logistikdienstleister und Spediteure nutzen ein TMS, um die komplexen Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. Ein TMS hilft ihnen, die Planung und Durchführung von Transporten zu optimieren, Frachtraten zu verwalten und Echtzeittransparenz über den Standort und den Status von Sendungen zu bieten. Es ermöglicht ihnen auch, ihre Dienstleistungen besser zu vermarkten und die Kundenbindung zu stärken.
Großhändler und Distributoren verwenden ein TMS, um den Transport großer Mengen von Waren zu verwalten. Ein TMS hilft ihnen, Touren zu optimieren, Lieferzeiten zu verkürzen und Frachtkosten zu kontrollieren. Es unterstützt sie auch bei der Verwaltung von Rücksendungen und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
3PL-Anbieter (Third-Party Logistics)
3PL-Anbieter nutzen ein TMS, um ihren Kunden umfassende Logistiklösungen anzubieten. Das TMS ermöglicht es ihnen, alle Aspekte des Transportprozesses zu verwalten, von der Auftragsannahme über die Tourenplanung bis hin zur Nachverfolgung und Abrechnung. Mithilfe eines TMS können sie ihre Dienstleistungen effizienter und kostengünstiger anbieten.
Unternehmen mit komplexen Supply Chains
Unternehmen mit komplexen und globalen Lieferketten, wie zum Beispiel in der Automobil- oder Elektronikindustrie, profitieren besonders von einem TMS. Es ermöglicht ihnen, den internationalen Transport von Waren zu koordinieren, Zölle und Steuern zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Auch kleinere Unternehmen können von den Vorteilen eines TMS profitieren. Viele TMS-Anbieter bieten skalierbare Lösungen an, die speziell auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten sind. Ein TMS hilft ihnen, ihre Transportprozesse zu automatisieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, ohne dabei hohe Investitionen tätigen zu müssen.
Moderne Logistiksoftware muss in der Lage sein, auf verschiedenen Ebenen die Planung und Abwicklung zu unterstützen. Die Systeme müssen neben der operativen Auftrags- und Beschaffungsabwicklung auch immer mehr taktische und strategische Aufgaben übernehmen.
Holger Niemann · Head of Logistics Consulting, Städtler Logistik
Die Transportmanagementsysteme der Zukunft
Die technologische Entwicklung geht auch im Transportmanagement ständig weiter. Gleichzeitig passen sich die Transportmanagementsysteme den veränderten Anforderungen an die Logistik an, sei es aufgrund gesetzlicher Vorgaben, sei es aufgrund neuer Geschäftsmodelle.Die Transportmanagementsysteme der Zukunft werden durch fortschrittliche Technologien und intelligente Funktionen gekennzeichnet sein. Einige der wichtigsten Trends und Entwicklungen:
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen
KI-gestützte Algorithmen werden komplexe Daten analysieren und Vorhersagen treffen, um die Transportplanung und -optimierung zu verbessern.
Digitale Assistenten
Digitale Assistenten und Chatbots werden zunehmend in TMS-Lösungen integriert, um die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz zu erhöhen.
Internet der Dinge (IoT)
IoT-Sensoren ermöglichen eine präzise Echtzeitverfolgung von Sendungen und Fahrzeugen, was die Transparenz und Effizienz erhöht.
Blockchain-Technologie
Blockchain sorgt für sichere, transparente und unveränderbare Aufzeichnungen aller Transaktionen und Lieferkettenprozesse.
Autonome Fahrzeuge
Selbstfahrende Lkw und Drohnen werden die Transportkosten senken und die Lieferzeiten verkürzen.
Cloud-basierte Lösungen
Cloud-Technologie bietet skalierbare und flexible TMS-Lösungen, die von überall zugänglich sind und eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglichen.
Nachhaltigkeit und grüne Logistik
Zukünftige TMS werden stärker auf Nachhaltigkeit setzen, einschließlich der Optimierung von Touren zur Reduzierung des CO2-Ausstoßes und der Integration von Elektrofahrzeugen.
Diese modernen Technologien revolutionieren das Transportmanagement und bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse effizienter, sicherer und kostengünstiger zu gestalten.
