5 Fehler bei Frachtausschreibungen und wie Sie diese vermeiden

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5 häufige Fehler bei Frachtausschreibungen –
und wie Sie diese vermeiden

Auf diese Dinge sollten Sie achten, um Frachtausschreibungen sicher und kosteneffizient durchzuführen.

4 Min. Lesezeit · 02. Mai 2023 · Holger Niemann, Leiter Logistikberatung

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Frachtausschreibungen sind ein wichtiger Teilbereich der Transportlogistik und ermöglichen Unternehmen, ihre Waren effizient und kostengünstig zu transportieren. Allerdings ist der Ausschreibungsprozess oft komplex und fehleranfällig. Erfahren Sie hier, welche 5 zentralen Fehler in Frachtausschreibungen lauern und wie Sie diese vermeiden.

1. Unzureichende Vorbereitung und Planung

Eine gründliche Vorbereitung und Planung sind entscheidend für den Erfolg einer Frachtausschreibung. Häufig wird dieser Schritt jedoch vernachlässigt, was zu ungenauen Anforderungen und unrealistischen Erwartungen führt. Um es besser zu machen, sollten Sie:

Ihren Bedarf genau analysieren, indem Sie die Anzahl der Sendungen, das Transportvolumen und die benötigten Dienstleistungen ermitteln.
Sich über die Marktentwicklungen und -trends in der Transportlogistik informieren.
Frühzeitig die benötigten internen und externen Ressourcen für die Ausschreibung sichern.
Realistische Zeitpläne für die Durchführung der Ausschreibung und die Implementierung der gewählten Lösungen erstellen.

2. Unklare oder unvollständige Anforderungen

Unklare oder unvollständige Anforderungen können dazu führen, dass Transportdienstleister unpassende oder ineffiziente Lösungen anbieten. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie:

Eine detaillierte Leistungsbeschreibung erstellen, die alle relevanten Informationen über den Transportbedarf, die gewünschten Dienstleistungen und die technischen Anforderungen enthält.
Klare und messbare Kriterien für die Bewertung der Angebote festlegen, zum Beispiel hinsichtlich Preis, Lieferzeit, Qualität und Nachhaltigkeit.
Regelmäßige Kommunikation mit den potenziellen Dienstleistern sicherstellen, um Fragen zu klären und Missverständnisse zu vermeiden.

3. Fehlende Marktkenntnis

Fehlende Marktkenntnis kann dazu führen, dass Unternehmen keine angemessenen Preise und Konditionen für ihre Frachtausschreibung aushandeln. Darum ist es wichtig, dass Sie:

Regelmäßig die Marktpreise und -entwicklungen im Transportsektor beobachten, zum Beispiel durch Marktstudien, Benchmarking oder den Austausch mit anderen Unternehmen.
Sich über die wirtschaftlichen, politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen in den relevanten Ländern und Regionen informieren.
Die Stärken und Schwächen der potenziellen Dienstleister analysieren, um ein besseres Verständnis für deren Leistungsfähigkeit und Preisgestaltung zu erhalten.

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4. Mangelnde Transparenz und Kommunikation

Ein transparenter und offener Kommunikationsprozess ist ebenfalls entscheidend für den Erfolg einer Frachtausschreibung. Ohne Transparenz und ausreichende Kommunikation kann es passieren, dass wichtige Informationen übersehen oder falsch interpretiert werden. Um dies zu vermeiden, sollten Sie:

Eine zentrale Plattform oder ein einheitliches Kommunikationssystem einrichten, auf dem alle relevanten Informationen und Dokumente gespeichert und ausgetauscht werden können.
Regelmäßige Statusmeetings und -berichte einführen, um den Fortschritt der Ausschreibung zu überwachen und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Eine offene Feedbackkultur fördern, in der Fragen, Bedenken und Verbesserungsvorschläge offen diskutiert und adressiert werden können.
Die Kommunikation mit den potenziellen Dienstleistern aktiv gestalten, indem Sie Fragen stellen, auf Anliegen eingehen und konstruktive Rückmeldungen geben.

5. Falsche Auswahl von Transportdienstleistern

Die Auswahl des richtigen Transportdienstleisters ist das A und O für eine erfolgreiche Frachtausschreibung. Ein häufiger Fehler besteht jedoch darin, den Anbieter ausschließlich auf Basis des Preises auszuwählen, ohne dabei andere wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Was Sie deshalb tun (auch) sollten:

Eine umfassende Bewertung der Angebote durchführen, die alle relevanten Kriterien berücksichtigt, wie Lieferzeiten, Servicequalität, technische Kompetenz und Aspekte der Nachhaltigkeit.
Referenzen und Erfahrungsberichte von anderen Kunden einholen, um die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der potenziellen Dienstleister zu überprüfen.
Probefahrten oder Testprojekte durchführen, um die Zusammenarbeit mit den ausgewählten Dienstleistern in der Praxis zu erproben.
Langfristige Partnerschaften mit den Dienstleistern anstreben, um eine kontinuierliche Verbesserung der Leistungen und Konditionen zu ermöglichen.

Fazit: Erfolg bei Frachtausschreibungen mit den richtigen Tipps und Lösungen

Frachtausschreibungen sind eine komplexe Aufgabe im Transportmanagement. Fehler hierbei führen zu vermeidbaren Kosten und fehlerhaften Transporten. Beachten Sie die hier genannten Tipps, um den Erfolg Ihrer Frachtausschreibungen zu sichern und Ihre Transportkosten nachhaltig optimieren.

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